De plus en plus, les entreprises utilisent les cartes bancaires professionnelles non seulement pour acquérir des marchés et économiser de l’argent, mais aussi pour surveiller les employés. (suite)
Tatyana Gershkovich
Il y a deux ans, la Lake Forest, société basée dans l’Illinois, a commencé à mandater l’utilisation des cartes bancaires professionnelles. L’administratrice des achats, Susan Westover explique que cette décision a aidé l’entreprise à réduire les dépenses et les abus non conformes avec la politique de voyage.
« Quand il s’agit de voyager, le coût le plus important est la non-conformité à la politique de l’entreprise », a déclaré Eduardo Vergara, premier vice-président mondial des cartes commerciales à American Express. Il a ajouté que les employés vont souvent réserver leurs vols d’affaires sur leurs cartes personnelles pour augmenter les points de fidélité. « La plupart des voyageurs se prennent pour leur propre agent de voyage, mais la réalité est que les politiques générales économisent de l’argent pour l’entreprise », a-t-il dit.
Tenneco a compris que cela permettrait d’économiser de l’argent sur l’essence – une dépense toujours plus élevée - si les employés louaient des véhicules économes en carburant au lieu de conduire leurs véhicules personnels. « Cela a été demandé l’année dernière, mais pas imposé », a déclaré Westover, mais cette année, il fera partie de la politique officielle d’entreprise.
« L’un de nos clients pouvait économiser 10000$ en eau », a déclaré Marcie Verdin, vice-présidente des produits commerciaux pour grands comptes à MasterCard. « Les employés achetaient les bouteilles d’eau les plus chères ». Le client a utilisé le logiciel de renforcement de portefeuille de MasterCard, un outil efficace qui fournit aux gestionnaires de voyages d’affaires une ventilation détaillée des dépenses des employés. Il a ainsi constaté que les employés de l’entreprise avaient des goûts de luxe. MasterCard propose également « Travel Dashboard » , un outil de reporting de données qui permet de mieux comprendre la performance globale et le respect des programmes de voyages. Aberdeen Research montre que 24% des entreprises signalent un certain niveau de fraude liés aux utilisations de cartes bancaires professionnelles.
LE REMBOURSEMENT RAPIDE EST LA CLÉ
Les employeurs peuvent également choisir de restreindre automatiquement l’utilisation des cartes d’entreprise en permettant aux voyageurs d’affaires de payer pour les vols, location de voiture, et hébergement à l’hôtel mais en bloquant l’utilisation de la carte dans les magasins de détail. MasterCard est en train de développer une fonction appelée InControl qui permettra aux employeurs de surveiller les dépenses des employés en temps réel par l’envoi de notifications par email à chaque fois qu’une carte est utilisée.
Les voyageurs d’affaires qui utilisent leurs cartes pro pourraient avoir à renoncer à certains avantages en voyageant sur les sous de la société. Les appels longues distances non autorisés et les martinis à 20$ au bar de l’hôtel pourraient être plus difficiles à faire passer auprès des gestionnaires de voyages, mais les cartes professionnelles ont l’avantage de la commodité.
En moyenne, les utilisateurs de la carte bancaire pro sont généralement remboursés cinq à six jours plus tard contre 10 à 12 pour les employés qui utilisent leurs cartes personnelles, affirme Vergara de chez American Express, qui a ajouté que le remboursement a été la question la plus importante pour les voyageurs d’affaires fréquents. Certains émetteurs de cartes ont également des programmes de cartes professionnelles exécutives qui offrent des avantages supplémentaires pour certains employés. Les privilèges d’une carte exécutive peuvent inclure l’accès à un salon d’aéroport, des services de conciergerie, des surclassement de voyages.
Les entreprises utilisent au choix l’un de ces deux types de dispositions de cartes de paiement : l’accord de responsabilité des personnes morales dans lequel la société reçoit et paie la facture de la carte ou l’accord de la responsabilité individuelle dans lequel l’employé paie la facture et est remboursé après avoir présenté un rapport de frais. Selon Richard Palmer, un professeur à l’Eastern Illinois University et co-auteur de l’enquête RPMG, il n’existe pas de différence significative dans la satisfaction de la clientèle entre ces deux méthodes. L’enquête montre que les accords de responsabilité individuelle sont néanmoins les plus populaires parmi les choix des entreprises du S&P 500 - entreprises de taille.
UNE EXTENSION POTENTIELLE AUX PMEs
Le plus grand défi pour les entreprises utilisant les programmes de cartes bancaire professionnelle est de veiller à ce qu’une carte soit payée à temps. Selon RPMG Research, chaque mois, environ 4,8% des paiements des employés d’une entreprise utilisant un accord de responsabilité individuelle sont irréguliers et 14% des relevés de carte de voyage présentés aux entreprises ayant l’accord de responsabilité des personnes morales sont non pris en charge par les reçus.
Les professionnels ont également noté la préférence des employés à utiliser les cartes personnelles, l’insuffisance de distribution de cartes aux employés et les limitations de budget comme des obstacles à la mise en œuvre efficace d’un programme de cartes de voyage. Les émetteurs de cartes s’investissent en vue d’améliorer les technologies de création de reportings comme elles sont en concurrence pour les clients. En effet, comme le suggère l’enquête RPMG, les employeurs sont concernés par l’accès à des informations plus détaillées sur les dépenses des employés. Mais les voyageurs d’affaires listent les services à la clientèle comme une priorité absolue.
Les budgets Voyage seront probablement réduits cette année, mais les analystes financiers et les émetteurs de cartes disent que le marché de la carte Affaires continuera à être rentable même dans l’affaiblissement de l’économie. Les dépenses par carte professionnelle ont augmenté d’environ 12% sur chacune des cinq dernières années et de 14% en 2007, selon Bartolini d’Aberdeen Research. Il a ajouté qu’il y a encore un énorme potentiel pour les programmes de carte visant le marché secondaire des petites et moyennes entreprises. « Les entreprises de taille moyenne ne savent pas qu’elles peuvent également réussir à négocier des contrats de type premier fournisseur », dit Bartolini. « Pour les très petites entreprises, un des avantages serait un programme pré-négocié de rabais - par exemple, les cartes privilèges des compagnies aériennes ».
US Bank s’attend à ce que son portefeuille « Voyage et Divertissement » augmente à un taux de 8% en 2008. Robert Abele, directeur du département des achats de la banque, a déclaré que la perpétuelle hausse des coûts des voyages encouragera les entreprises à utiliser les cartes bancaires professionnelles. « La pression des tensions inflationnistes constitue le moteur d’une part importante de la croissance, et les compagnies aériennes commencent maintenant à répercuter ces coûts sur le consommateur », a dit Abele. « Nous commençons à voir les entreprises gérer leurs dépenses, et nous pensons que l’inflation entraîne une forte croissance dans ce secteur ».
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