De plus en plus, les entreprises utilisent les cartes bancaires professionnelles non seulement pour acquérir des marchés et économiser de l’argent, mais aussi pour surveiller les employés.
Tatyana Gershkovich
Pour les voyageurs d’affaires moderne, elle est un outil aussi précieux que votre ordinateur portable ou téléphone cellulaire. Elle peut vous aider à gagner des clients et conclure des affaires. Vous la prenez partout où vous allez, mais vous ne pouvez pas toujours l’utiliser. Et si vous l’utilisez à de mauvaises fins, elle pourrait vous faire renvoyer - ou pire. Qu’est-ce que c’est ? C’est la carte bancaire professionnelle qui est nichée dans votre portefeuille. Elle aide votre entreprise à garder un œil sur vous.
La carte d’entreprise a été initiée comme un moyen d’assurer que les employés pourraient payer pour ce dont ils avaient besoin, qu’il s’agisse du billet d’avion de dernière minute à Chicago ou d’un dîner pour 12 clients – pour gagner des marchés. La carte d’entreprise, en théorie, fonctionne comme n’importe quelle carte de crédit, sauf que l’entreprise prend le contrôle. Chaque mois, l’émetteur envoie une déclaration et le cadre - ou plus souvent son assistant - soumet ses frais.
Classiquement, les frais était présentés sous la forme de reçus illisibles et à moitié chiffonnés, agrafés sur du papier que les pauvres gens du département de comptabilité aurait eu à déchiffrer. Comme on peut l’imaginer, les possibilités de gonflement des frais ont été considérables. Comment savoir si ce dîner pour deux était pour les clients ou pour votre petite amie ? De plus, la difficulté de séparer les dépenses légitimes des autres était telle qu’il était souvent plus facile de simplement les valider.
UNE DÉNATURATION ORWELLIENNE
Mais aujourd’hui, grâce à de nouveaux logiciels de reporting, les entreprises peuvent rationaliser leurs dépenses et arrêter le gaspillage à la fois en regardant de plus près les dépenses des employés et en réduisant les coûts de traitement des paiements. C’est un progrès, accompagné toutefois d’une dénaturation orwellienne. Big Brother pourrait ne pas savoir ce que vous pensez, mais soyez sûr qu’il sait comment vous passez votre temps et dépensez l’argent de la société.
Les cartes pros permettent aux entreprises d’accéder à des informations détaillées sur les dépenses des employés. Les gestionnaires de voyage peuvent maintenant utiliser sur le Web des outils de visualisation détaillée de tous les achats, des billets d’avion aux collations au mini bar de l’hôtel. Cette information aide les entreprises à négocier des rabais et des contrats partenaires (statut « preferred vendor ») avec les hôtels, les compagnies aériennes et services de location de voitures que les employés utilisent le plus souvent. Le cabinet d’études Aberdeen Research à Boston, a constaté que les sociétés économisent 1,3 à 3% du total de leurs dépenses de voyage en négociant des contrats avec leurs fournisseurs préférés, et en réduisant le coût de traitement d’un rapport de frais qui reviendrait à 26$ de moins. « Le voyage est souvent considéré comme un prix pour faire des affaires », a déclaré Andrew Bartolini, analyste des cartes commerciales pour Aberdeen. « Mais le climat économique d’aujourd’hui exige qu’une attention particulière soit accordée à la plus grande part des dépenses contrôlables dans une entreprise moyenne ».
« Le cash est bon pour les gangsters, mais de nos jours ce n’est pas la méthode préférée pour payer quoi que ce soit », a déclaré Frank Dombroski, directeur général des solutions de cartes commerciales à JPMorgan Chase. « Du point de vue de la société, il s’agit de la gestion de l’information. Les cartes de voyage permettent un point d’accès unique à l’ensemble de leurs données transactionnelles, par fournisseur, par ville et par type. »
LA CARTE BANCAIRE PRO RÉALISE DES ÉCONOMIES
JPMorgan Chase est le plus grand émetteur de toutes les cartes commerciales Visa et MasterCard (à l’exception des prépayées et des cartes de retrait, pour lesquelles la Bank of America est en tête). Il est le quatrième plus important émetteur de cartes professionnelles pour les voyages et divertissements, derrière Bank of America, Citigroup et US Bank, et la division banque de détail de US Bancorp, d’après les données du Nilson Rapport, un chef de file de la publication commerciale.
Une entreprise type faisant partie de l’indice Standard & Poor’s 500 économise plus de 2 millions de dollars par an en utilisant des cartes Affaires, selon une étude de RPMG Research. Le fabricant de pièces automobile Tenneco, par exemple, consacre annuellement plus de 20 millions de dollars aux voyages d’affaires.